Sí, hoy no hablaremos sobre cómo organizar tu cabeza o tu salud mental, hoy hablaremos de algo menos profundo, pero igual de privado, cómo organizar las carpetas de tu ordenador.
¿Por qué? Porque me gusta dar consejos y ahorrar tiempo en cosas poco usuales pero muy necesarias para nuestro día a día, sin mencionar el respiro enorme que le harás al disco duro de tu ordenador.
La verdad es que a veces me siento poco coherente escribiendo sobre orden cuando “orden” no es lo que me define y mucho menos en documentos, por eso, será un trabajo que haremos juntos.
El escritorio no es basurero.
Llega tal punto de tener tantos documentos sobre el escritorio de tu pantalla, que tu imagen de fondo se vuelve invisible o inexistente.
Por eso, te recomiendo, vaciar por completo tu escritorio y crear únicamente un acceso directo sobre los documentos que estarás trabajando ese día, una vez que hayas terminado, guarda tus archivos y retíralos del escritorio.
De esta manera te crearás un hábito y evitarás saturar tu escritorio.
Divide de manera inteligente.
Si utilizas la misma computadora para tu vida personal y tu trabajo, crea 2 carpetas generales, una que sea específicamente para todo lo personal y otra que sea exclusiva para tu trabajo.
Dentro de esas carpetas crearás subcarpetas sobre los diferentes temas, documentos o archivos respectivamente.
Esto ayudará a que cuando accedas a tus archivos no veas un sinfín de documentos imposibles de visualizar.
Utiliza una nomenclatura para guardar tus documentos.
Sí, nomenclaturas como en las bibliotecas, es la manera más fácil de encontrar tus archivos.
Por ejemplo, recuerdo que cuando hacia mi servicio social, me tocaba editar muchas revistas digitales, y estás las guardaban de la siguiente manera:
“_RP_U2_B3_17” Traducción: Revista Pedagogía unidad 2 Base 3 2017
Al principio parece un código de la NASA, pero una vez que encuentras una nomenclatura fácil de recordar y llevarla a cabo, no volverás a guardar nada sin la nomenclatura.
Apóyate en softwares de gestión para mejorar la organización de tus documentos.
Muchas veces no basta únicamente con mantener organizadas tus carpetas, también debes pensar en poder acceder fácilmente a tus archivos y ubicarlos en un solo lugar.
Por ejemplo, cuando tu labor se relaciona con el área de cobranza o pagos, mantener centralizados y al alcance tus documentos de facturación es imprescindible para optimizar tus tareas diarias.
Para ello, existen herramientas como Vendorplace que simplifican y automatizan los procesos, pues al ser una plataforma de pagos y cobros empresariales, agiliza tu toma de decisiones para enfocarte en la estrategia.
Los dígitos y signos son nuestros aleados en el orden.
Esto es nuevo para mí también, si guardamos nuestros archivos con “_” “@” y “1.” Nuestro ordenador los mostrará primero. Déjame te lo explico a más a detalle.
- Fácil y sencillo, si guardas tus archivos de esta manera “_Enero 2020” serán los primeros en aparecer en cada una de tus carpetas.
- En segundo lugar, quedan los archivos que empiezan así: “@Enero 2020” por lo tanto, este lo dejamos para aquellos documentos que no son tan relevantes.
- Y por último pero no menos importante, los archivos que guardes de la siguiente manera: “1.Enero 2020” serán los que se guardarán hasta el final.
Algunas computadoras como MAC te permiten guardar por pin o por colores, pero con los pasos anteriores te defiendes bastante bien.
Suena fácil, creo yo, pero veo el desorden infinito de mi ordenador y me da miedo en empezar, pero considero que será un gran paso para crear un espacio organizado y evitar perder archivos.
Así que, dile adiós a guardar los documentos como “archivo final de la prueba 1.2.3.4” porque sin duda nunca encontramos nada.
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