¿Cómo funciona el sistema de comunicación de una empresa?

¿Cómo funciona el sistema de comunicación de una empresa?
Generalmente, se confunde el concepto de comunicación interna con el traslado de información relevante de los colaboradores en su relación contractual y, por lo tanto, se limita a cuestiones que tienen que ver con jornadas laborales, fechas de vacaciones o modificación de sus condiciones laborales.

Sin embargo la comunicación interna es una poderosa herramienta cuya principal capacidad es la de integrar al talento en la empresa, en su desarrollo y crecimiento, y en la consecución de los objetivos que se marcan desde el plan estratégico. 

Implementando el sistema de comunicación de una empresa.

La comunicación interna existe siempre. La no comunicación entre personas que comparten espacio e intereses comunes es simplemente imposible. Por lo tanto, cuando desde la dirección (CEO, HR, Áreas de Manager) de la empresa no se estructura y planifica esta comunicación,  la misma se despliega informalmente con un posible perjuicio para el buen funcionamiento de la empresa.

Implementar y gestionar los procesos de comunicación interna proporciona la ventaja de manejar una de las herramientas más interesantes para la gestión empresarial.

Debe implementarse y propiciarse, como respuesta a las nuevas necesidades de una compañía de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido. 

¡No olvidemos que las empresas representan lo que son sus equipos humanos, por ello, motivar es mejorar los resultados!

Empieza por armar un Plan de Comunicación Interna:

El concepto de comunicación se potencia cuando se desarrolla al interior de la organización un Plan que responde a las siguientes preguntas: 

• ¿A quiénes debe impactar?
• ¿Para qué se debe implementar?
• ¿Con qué medios, se debe llevar a la práctica?
• ¿Qué formas de medición se pueden implementar?
• ¿Cuáles serán sus instrumentos, elementos o características?

Por otro lado, las empresas deben tener en cuenta algunos elementos como punto de partida en la elaboración del Plan de Comunicación Interna:

• Tener un equipo que se dedique a los procesos de comunicación.
• Tener acceso a los medios internos y externos y competencias en la utilización de los mismos.
• Considerar la comunicación como medio y no como finalidad.
• Establecer los problemas o preocupaciones a resolver a través del Plan de Comunicación.

Aspectos en los que tiene efecto la comunicación interna:

Es importante resaltar que la comunicación interna en las empresas debe fomentar el equilibrio emocional en sus empleados por medio de la motivación, el compañerismo, la solidaridad y el compromiso, y complementarse con una gestión de grupo que facilite el crecimiento personal y colectivo generando un rendimiento constante y regular que permita la obtención de los resultados propuestos.  Entonces: 

1. Se puede convertir en un aliado que facilite los procesos de reingeniería que requiera la compañía a través de sus comunicados entre áreas o departamentos, haciendo aclaraciones sobre los cambios realizados de ser necesario.
2. Requerimientos o necesidades del cliente interno cubiertos de manera efectiva, ya que al propiciar la comunicación y entre las distintas áreas, se evitan crisis de clima organizacional que entorpezcan el normal funcionamiento de la empresa.
3. Fomenta el trabajo asociado o cooperativo, potenciando el conocimiento de los empleados y su rendimiento, lo que se refleja en los resultados empresariales obtenidos.
4. También la empresa establece relaciones con otras instituciones, con las que se establece una comunicación que no es interna ni externa, sino que queda a mitad de ambas y que debe ayudar a consolidar la relación. Los colaboradores, entonces deben ser conocedores de las relaciones institucionales que establece la empresa porque les ayuda a comprender quiénes son.

“La comunicación interna crece, cuando la transformamos en una Cultura del Diálogo, no cuando la reducimos simplemente a un sistema de medios”.

Alejandro Fromanchuk.